En marche vers le travail à distance ?
Ces 6 derniers mois j'ai travaillé à distance, d'abord confiné, puis libre. Dans la pratique j'ai noté plusieurs motivations pour apprendre le travail à distance
puis je me suis penché sur :
- le chemin (freins, solutions)
- les outils
Les motivations
Tout d’abord, en période de crise sanitaire, le travail à distance limite les contacts, limite le nombre de malades, de décès, et soulage les personnes qui travaillent pour la santé des autres.
Voici deux extraits du rapport sur le travail à distance réalisé par Buffer.com, d’abord les principales difficultés rencontrées, puis les principales motivations :
source : Buffer.com
source : Buffer.com
Dans ce rapport deux notions importantes se démarquent, la communication et la liberté, de temps et de lieu. Concernant le transport (‘not having to commute’) qui arrive en troisième point des motivations, on imagine facilement l’importance collective de son impact écologique. Dans les motivations on remarque aussi l’impact social sur l'équilibre professionnel / familial (‘ability to spend time with family’).
La communication
La distance favorise une communication innovante et efficace 1 en multipliant les occasions, par exemple, d’utiliser un ‘kanban’ 2, d’animer une réunion, de préparer un support de présentation, un schéma, de parler en temps limité …
Le travail à distance va dans le sens de l’Histoire. Nous savons que le média structure le message, que l’information est formatée en fonction du moyen de communication utilisé : la parole, l'écrit, le signe visuel, la gravure, le papyrus, le télégramme, le fax, la télécopie, et enfin le tweet … s’utilisent différemment. Ces exemples marquent le sens de l’Histoire, qui démontre que la communication gagne en efficacité grâce à l’innovation. Visio-conférence, messagerie instantanée, réunion téléphonique, mail … permettent un gain en efficacité. A distance ces outils sont plus utilisés qu’en présentiel.
L’usage plus fréquent d’outils de communication innovants permet d’avoir des messages mieux structurés. Un message structuré gagne en clarté, un message plus clair est mieux compris, un message mieux compris est mieux traité, les échanges sont plus efficaces.
La responsabilité
La distance encourage des pratiques responsables. Pour communiquer il faut passer un appel, envoyer un message, convenir d’un rendez-vous, ou de plages horaires. Le moment est forcément convenu. Cela temporise les interactions et consolide le temps de travail en diminuant le temps d’interruption.
Une autre pratique responsable consiste à préférer la qualité à la quantité des messages. C’est l’idée retrouvée de la lettre postale qui oblige une attention certaine avant son envoi ;) La messagerie instantanée, parce qu’elle permet un mélange de conversation directe et d'écrit, requiert aussi une attention particulière. Faire attention c’est être responsable.
Enfin, pour reprendre l’exemple du ‘kanban’: le télétravail met l’accent sur l’importance d’un outil de suivi et de pilotage qui renforce l’engagement et la responsabilité des intervenants.
Le chemin (freins, solutions)
Sur le chemin, entre ‘présentiel’ et ‘travail à distance’, il y a :
-
une situation de départ avec potentiellement : un manque d'équipement, un manque de connaissance pratique, des situations personnelles incompatibles, une position de principe focalisée sur une opposition syndicale ou politique, etc.
-
une situation d’arrivée : L'équipement est là. Les outils modernes de communication sont utilisés. La disponibilité horaire est connue. Des reporting réguliers sont en place. Des délais de réponse minimum sont en place. Des moments, voir des évènements regroupant physiquement les équipes sont organisés.
La situation 2 est bien plus fréquente qu’on le pense, et dans ce cas le ‘site’ peut devenir un lieu de travail comme les autres, accepté par tous, pratiquant ou non pratiquant, le mot ‘télétravail’ peut disparaître ;)
S’il y a un risque à changer, il y a aussi un risque à ne pas changer. Sans travail à distance une organisation serait-elle moins libre, moins efficace et moins responsable que d’autres ?
Besoin d’outils ?
Voici quelques idées:
- Visio: Zoom, Scaleway
- Documentation: Notion, Atlassian
- Tâches, transparence, kanban, agilité: Trello
- Planning réunions: Calendly, doodle
- Messagerie instantanée : Slack, Tchap
- Échange de fichiers: Dropbox, Dropbox Paper, FileSender
- Discussion et décisions: Threads
- Sondages: ?
- Vote: ?
- Tableau de bord RH: Zenefits
- Gestion de mots de passe: Okta, 1Password
- Gestion du temps: Timetastic
- Entretiens de carrière: Culture Amp
- Se congratuler ;) HeyTaco
